لماذا دعت الحاجة إلى تنظيم دورات إدارية في إدارة الاجتماعات؟
يعتبر إدارة الاجتماعات احد الفنون التي ينبغي على المدير الناجح أن يتقنها، وجاءت فكرة تلك النوعية من الدورات، نتيجة لشكاوي العديد من القياديين من سوء تنظيم الاجتماعات، وافتقارها للتوجيه والسيطرة وفي النهاية لا يؤتي الأمر بثماره، وتصبح تلك الاجتماعات عبارة عن إهدار للوقت، وعن طريق الانتظام في دورات إدارية يمكن للمدير أو المسئول التعرف على طريقة تنظيم الاجتماع، وتحقيق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت، والحصول على رضاء الأعضاء من النتائج.
أهمية دورات إدارية في إدارة الاجتماعات:
- عن طريق دورات إدارية في إدارة الاجتماعات يتعرف المدير على أهمية المشاركة الجماعية، وطريقة تبادل وجهات النظر، والاستفادة من خبرات المجتمعين، وكيفية التنسيق بين كافة وجهات النظر، وتبادل المعلومات فيما بين الأفراد؛ من خلال الدراسة العلمية لأجندة الاجتماع المطروحة.
- التعرف على الدراسات المتعددة في طريقة اتخاذ القرارات التي تتعلق بموضوعات الاجتماع، عن طريق تخصصات وخبرات الأعضاء، والمناقشة البناءة التي تعتمد على تبادل الرأي.
- تتيح دورات إدارية في إدارات الاجتماعات المادة العلمية التي يستقي منها المسئول الخبرات في معرفة طريقة اتخاذ القرارات الجماعية، التي تتسم بالموضوعية والصدق والعمق، كذلك يتعرف على سلبيات القرارات الفردية التي في الغالب ما تتسم بالميل نحو المصالح الفردية والتحيز لأمر ما.
- يستطيع المديرين أو المسئولين بعد خوضهم لدورات تدريبية في إدارة الاجتماعات، أن يصبحوا قادرين على التنسيق بين جميع الأقسام والإدارات داخل منظومة العمل، وكذا طريقة التعامل مع الشركات الشقيقة التي لها علاقة بالمؤسسة ذاتها.
- يتعرف المدير على طريقة إتاحة الفرصة للموظفين من ذوي الخبرات الحديثة؛ من خلال الاحتكاك مع الرؤساء لاكتساب الخبرة والتجربة والممارسة.
- عن طريق دورات إدارية في إدارة الاجتماعات، يتعرف القادة على طريقة توضيح الآراء والتوجيه، والتعرف على شكاوي ومطالب الموظفين والعمال، وكيفية إيجاد الوسائل المناسبة لحل تلك المشاكل.
- أدارك أهمية تعبير الأعضاء عن أفكارهم وأرائهم وأسلوب مشاركتهم في صنع القرار، بما يضمن تزايد انتمائهم للمؤسسة.
الخطوط العريضة لدورات إدارية في إدارة الاجتماعات:
التعرف على أنواع الاجتماعات:
يمكن عن طريق دورات إدارية متخصصة أن يتعرف المدير أو المسئول على أنواع الاجتماعات، والتي تتمثل في العديد من التصنيفات كما يلي:
- من حيث المدة الزمنية: تنقسم الاجتماعات إلى اجتماعات دورية تنعقد كل فترة محددة سواء أسبوع أو شهر أو سنة ، واجتماعات غير دورية وهي التي تنعقد وفقاً للضرورة.
- من حيث الشكل العام: تنقسم الاجتماعات إلى اجتماعات رسمية وفقاً للقوانين واللوائح الخاصة بالمنشأة، واجتماعات غير رسمية ولا يحكمها قوانين، وتتصف بالسهولة والمرونة، ولا يوجد بها طريقة معينة لاتخاذ القرار.
- من حيث مستوى الاجتماع: تتعدد أنواع الاجتماعات من حيث المستوى، فهناك اجتماعات على مستوى المنظمة بالنسبة للقطاع الخاص، أو اجتماعات على مستوى الدولة، أو اجتماعات على المستوى الإقليمي، أو اجتماعات على المستوى الدولي.
التعرف على مراحل الاجتماعات:
تتيح المادة العلمية لدورات إدارية في إدارة الاجتماعات تعريف المديرين أو المسئولين عن المراحل الخاصة بإدارة الاجتماعات، وذلك حتى تحقق الأهداف المرجوة منها، والطريقة الفعالة لإدارتها، حيث يتم دراسة ما ينبغي على المدير فعله في مرحلة ما قبل عقد الاجتماع، وأثناء الاجتماع، ومتابعة تنفيذ القرارات الناتجة عن الاجتماع.