المديرة ماتعرف شغلها كلة على الكاتبة ........

مهام الكاتبـــــــــة


الكاتب هو المسؤول عن الأعمال الإدارية والكتابية وتشمل مسؤولياته الجوانب الآتية :

1- القيام بأعمال سكرتارية العمل واستلام ما يرد إليها من مكاتبات

ومعاملات وعرضها على المدير واتخاذ اللازم حيالها وفق توجيه المدير .

2- إعداد المكاتبات الصادرة من الكلية وطباعتها ومتابعة صدورها .

3- تنظيم الملفات والسجلات وتدوين البيانات والمعلومات في حينها .

4- تنظيم مستودع الكلية وجرد محتوياته وفق التعليمات المنظمة لذلك .

5- تسجيل فواتير المصروفات المالية وحفظها وتنظيمها .

6- القيام بأي أعمال أخرى يسندها إليه المدير أو وكيله مما تقتضيه طبيعة العمل الدراسي

هناك فرق بين مدخلة البيانات وعمل الكاتبة يجب ان يفرق يبنهما
مدخلةالبيانات/ من صالح العمل ان يكون العمل على معارف مرتبط بشخص واحد خصوصا القيدواعمال الاختبارات ، والاحصائيات....
الوكيلة لها شؤون الموظفات وما يندرج تحتهفي قائمه معارف، والعهد

الكاتبه / مسؤوله عن الصادر والوارد + وملفات الطالبات واستقبال المستجدات ومايندرج تحته من ترحيل وغيره .

مهام الكاتبة ومسئولياتها :
الكاتبة هي المسئولة عن الأعمال الادارية والكاتبية في المدرسة ويسند إليها المسئوليات التي كلفت بها تم شرح مسئولياتها من لائحة القواعد التنظيمية المادة الثامنة

مهام ومسؤوليات الكاتبة :
الكاتبة هي المسؤولة عن الأعمال الإدارية والكتابية في المدرسة ويسند إليها المهام والمسؤوليات الآتية :
1- الالتزام بأحكام الإسلام والتقيد بالأنظمة والتعليمات وقواعد السلوك والآداب واجتناب كل ما هو مخل بشرف المهنة .
2- القيام بأعمال سكرتارية المدرسة واستلام ما يرد إليها من مكاتبات ومعاملات وعرضها على مديرة المدرسة واتخاذ اللازم حيالها وفق توجيه المديرة.
3- إعداد المكاتبات الصادرة من المدرسة وطباعتها ومتابعة صدورها .
4- تنظيم الملفات والسجلات وتدوين البيانات والمعلومات في حينها .
5- تنظيم مستودع المدرسة وجرد محتوياته وفق التعليمات المنظمة لذلك.
6- تسجيل فواتير المصروفات المالية في المدرسة وحفظها وتنظيمها .
7- القيام بأي أعمال أخرى تسندها إليها مديرة المدرسة أو وكيلتها وفق ما تقتضيه طبيعة العمل المدرسي.

مهام ومسؤوليات الناسخة ( الكاتبة ) :
هي أمينة سر المدرسة وعليها المحافظة على سرية العمل ويسند إليها المهام والمسؤوليات الآتية :
1- الالتزام بأحكام الإسلام والتقيد بالأنظمة والتعليمات وقواعد السلوك والآداب واجتناب كل ماهو مخل بشرف المهنة .
2- طباعة كل متكلف به من المكاتبات التي تحتاجها المدرسة.
3- القيام بتصوير ما تدعو الحاجة إلى تصويره إن وجدت آلة تصوير بالمدرسة.
4- الإلمام بالتعليمات والنشرات وتنفيذ ما يخصها.
5- المحافظة على العهدة التي توكل مسئوليتها إليها .
6- الإسهام في الإشراف على نظافة ونظام المدرسة وعلى انتظام الطالبات أثناء الطالبات أثناء الاصطفاف الصباحي.
7- القيام بأي أعمال أخرى تسندها إليها مديرة المدرسة أو وكيلتها وفق ما تقتضيه طبيعة العمل المدرسي.

الصفات الشخصية للكاتبة



1)التمسك بتعاليم الدين الإسلامي واللباس الساتر المحتشم.

2)القدوة الحسنة والدقة بالعمل وتحمل المسئولية والقدرة على الابتكار والتجديد
3)المرونة والاتزان وحسن التصرف
4) الدقة في أداء العمل وتحمل المسئولية.
5أن تكون أمينة سر لان طبيعة عملها تستوجب الإطلاع على كافة المعاملات الصادرة والواردة
6) تقبل التوجيهات والمحافظة على أوقات العمل والشعور بالانتماء والولاء للعمل
7) الاطلاع الدائم وتنمية المعارف والتفهم لكافة الأعمال ذات العلاقة بعملها.
8) حضور الاجتماعات الخاصة بها سواء داخل المدرسة أو خارجها
9) التعاون مع جميع العاملات والإدارة في كل ما يسند أليها من أعمال للصالح العام.
10) تقبل التوجيهات بصدر رحب والعمل على تنفيذها.
11) المحافظة على أوقات الدوام واستغلاله لصالح العمل.

كتابة الخطاب

الشروطالواجب توافرها في كاتبة الخطاب:

1- الإلمام بالموضوع الخاص بالخطاب .

2- معرفة اللوائح والقوانين .

3- الإلمام باللغة العربية ومفرداتها

4- الإلمام بعلامات الترقيم .

معرفة قواعد همزة الوصلوهمزة القطع

الشروطالواجب توفرها في الخطاب: طبعا اذ وكل للكاتبه كتابة الخطابات

الوضوح :

إن الغرض الأساسيمن كتابة

الخطاب هو نقلالمعاني إلى

متلقيها، ويتوقف ذلك على

وضوح الأسلوبالذي يكتب به

العنايةباختيار الكلمات :

يتعامل مع الخطاب موظفاتمن ذوي ثقافات وقدرات تعليمية مختلفة، لذلك على محررة الخطاب أن تستخدم اللغةالمألوفة من ألفاظ وكلمات سهلة بسيطة شائعة، كما أن عليها أن تدقق في اختيارالكلمات حيث أن بعض الكلمات لا تعني نفس الشيء بالنسبة للموظفات اللاتي يتفاوتن فيالثقافة، أو اللاتي نشأن في مناطق جغرافيةمختلفة والابتعاد عن الكلمات المرنة أو التي تحتمل الشك.

تجنب استخدام المصطلحات :

يجب على محررة الخطاب أنتبتعد عن المصطلحات الفنية التي لا يفهمها الفرد العادي حتى يكون الخطاب فعال.

التماسك والترابط :

يجب أن تكون كلمات وجملفقرات الخطاب متصلة ببعضها . ويتم ذلك عن طريق ترتيب الألفاظ ترتيباً سليماً عندبناء الجملة .

اللغة السليمة:

يجبعلى محررة الخطاب أن تراعي القواعد السليمة في اللغة، إذ أن العرض السليم لغوياًيساعد على بث الثقة والطمأنينة في متلقية الخطاب

الترتيب المنطقي:

ترتب فقرات الخطاب بطريقة منطقية سليمة:

يبدأالخطاب بفقرة البيانات والحقائق المألوفة والبسيطة التي تمثل مقدمة الخطاب، ثمتستخلص النتائج في فقرة أو فقرات تالية: وهذه الطريقة منظمة تساعد على الفهمالكامل للخطاب، لأنها تعتمد على عرض البيانات المعلومة والتطرق منها إلى البياناتالجديدة غير المعلومة ، وهكذا فهي تسير خطوة بخطوة في عرض البيانات مما يجعلالنتيجة التي تتوصل لها محررة الرسالة تبدو منطقية نتيجة للبيانات التي سبق عرضها.





الإقنـــــــــاع:

يقصد بالإقناع عرض البيانات بالطريقة التيتساعد القارئة على تصديقها والوثوق بها. وإذا فشل الخطاب فيذلك ، فان مهمته في الاتصاللم تتحقق.

الإيجاز :

يجب أن يكونالخطاب ذو جمل قصيرة بسيطة موجزة، ويعتمد الإيجاز على وحده الفكرة :

أيأن يعالج الخطاب فكرة واحدة حتى تحظى بالاهتمام من متلقيتها.

ويمكن أن يتمالإيجاز المطلوب عن طريق كتابة الجمل القصيرة والفقرات القصيرة.

ويساعد الإيجازعلى عدم تكرار المعاني وبذلك لا يتشتت ذهن قارئة الخطاب، ويحقق التوفير في التكلفةوالمجهود والزمن، لأن الزمن والمجهود وتكلفة الخطاب التي يكتب بإسهاب وتطويل منالممكن أن تنجز فيه وبه عدة خطابات.

الموضوعية:

يقصد بالموضوعية معالجةالحقائق والبيانات والمعلومات بطريقة محايدة غير متحيزة وغير شخصية والأمانة فيالعرض . وبمعنى أخر أن تجعل المحررة الحقائق والبيانات والمعلومات تتحدث عن نفسها

دعووووووووووووووووواتكم

مكونات الخطاب :

مكونات الخطاب

لا توجدقواعد محددة لماهية أجزاء الخطاب ، وإنما تعارف على بيانات معينة يجب توافرها فيالخطاب وتمثل خطوطاً عريضة يجب إتباعها وأهم مكونات الخطاب ما يلي:

1- البسملة:

ورد في الحديث النبوي أن كل عمل لا يبدأباسم الله فهو ابتر ونظراً لأن المملكة دولة تعتز بسلامها فلا بد من تصدر بسم اللهالرحمن الرحيم في منتصف الخطاب .

2- اسم الجهة المرسلة :

يكتب اسم الجهة المرسلة وفقا لتسلسلتنظيمي معين يبدأ باسم المملكة ثم اسم الوزارة ثم الجهة وقد يكتب اسم الجهةالمرسلة في الجانب الأيمن للرسالة أو في منتصفها . ويطلق عليه ( الترويسة ).

3- الرقم:

كل خطاب محرر لها رقم من مقطعين: رقم ملفالموضوع ورقم الصادر العام . وهذا الرقم يشار إليه في حالة الرد على الخطاب عبارةعن رقمين رقم التسلسلي للصادر ورقم جهة الصادر 156/1/2

4- التاريخ:

التاريخ هو الذي يحدد زمن وقوع حدث معين ،وتاريخ الخطاب يحدد توقيت صدور الخطاب من المنظمة ، خاصة إذا كان للتوقيت أثارنظامية ملزمة. ويكتب تاريخ الخطاب بالتقويمالهجري .

5-المشفوعات ( المرفقات ) :

قد لا يستطيع الخطاب توضيح كل وجهات النظر المطلوبة، أو قد يكونالمطلوب تدعيم وجهة النظر الموجودة في الخطاب بأدلة ومستندات ، لذلك تشفع أو ترفقمع الخطاب هذه الأدلة والمستندات ، وقد ينص على هذه المرفقات في الخطاب، ولكن لابد من كتابتها أيضا أمام كلمة المرفقات. إذا وضعت المرفقات لا تكتب في جسم الخطابفلا تكتب برفقة لأنه موجود إلا إذا كان ( شيك ، أوصك ، أو شهادة ).

وتحسب المرفقات بوحدة الموضوع ، مثلاً ملف الأنشطة يعتبر مرفقاًواحداً برغم تعدد صفحاته ، وإذا أريد الاحتياط فإنه يكتب مرفق(1) مكون من كذاصفحة.

وتدرك المتتبعة أن محررة المعاملة أدرى بموضوعها، وتعرف أكثر منغيرها المشفوعات التي يجب أن ترفق ، فعليها أن تذكر عدد المشفوعات دائماً ، حيثلوحظ أن بعض المعاملات ترسل إلى المركز دون تحديد المشفوعات وترك هذه المهمة لموظفةالصادر.



ومن الأخطاء الشائعة إرفاق المشفوعاتمع أساس الخطاب دون وضعها في ملف أو ملفات – ونوصي إذا دعت الضرورة إلى ذلك بوضع المرفقاتداخل ملف أو ملفات مفهرسة.

ويكتب الرقم والتاريخ والمشفوعات تحت بعضها في الجانب الأيسر من الخطابحتى تكون واضحة.

وتستطيع مصممة ( الترويسة) أن تعد مجموعة من الأشكال لترتيب هذه الأركان بالطريقة التي تروق للمنظمة.

6-الموضوع أو بصدد أوبشان:

عبارة عن ملخص صغير للخطابيتيح الفرصة لمعرفة غرض الخطاب، كما أنه يسهل عمل موظفة الصادر في معرفة موضوعها.

وكذلك عمل كاتبة الواردفي الجهة المستقبلة.

كما أنه يساعد في توجيه الخطاب خاصة إذا كان يحملمعلومات متخصصة.

وتكتب كلمة الموضوع أوبصدد أو بشأن في منتصف أعلى الخطاب باتجاهاليسار ويهم الموضوع المديرة في عدم قراءةالخطاب بل الاكتفاء بالموضوع ومن ثم توجيهالخطاب للموظفة المختصة ويوضع تحت الموضوع خط.

7-المرسلإليه وعنوانه:

المركز أوالادارة قائم على مبدأ الوظيفة ، نظراً لأن الوظيفة ابقي وأطول عمراً من الفرد ،لذلك تتعامل مع المرسلة إليها بوظيفتها وليس باسمها, ويكتب

المملكةالعربية السعودية

وزارةالتربية والتعليم

ادارةالتربية والتعليم ب

مكتب الإشرافالتربوي

مركز

قسم

8-تحيةالافتتاح:

يفضل أن يفتتحالخطاب بعبارة مجاملة، حتى لا تقع في نفس القارئة على أنها أمر . وخير ما يستهل به الخطاب هو

تحية الإسلام السلام عليكم ورحمة الله وبركاتهبعد السلام

توضع (: )وهي تغني عن أما بعد.

9-موضوع الخطاب :

هو التعبير عن الموضوعالأساسي الذي من أجله سطر. ويجب الإشارة والتنويه للمرسل إليها برقم وتاريخ وموضوعالخطاب الوارد إذا كان رداً على خطاب. أما إذا كان يرسل لأول مرة فيجب احتواءالفقرة الأولى على تعريف المرسل إليها بدواعي كتابة هذا الخطاب.

10-تحيةالختام: يختم الخطاب بالتحية كما بدأت بالتحية وتكونتحية الختام في عدة أشكال مثلاً:

ü السلام عليكم ورحمة اللهوبركاته .

ü لكم تحياتي .

ü تفضلوا بقبول وافر التحية.

ü نأمل منكم...........

ü وفقكم الله .

ü للعمل والتمشي بموجبه .

ü ولكم فائق الشكروالتقدير.

ü للإحاطة شاكرين ومقدرين.

ü هذا ما لزم لإفادتكم بهوالتكرم بالاطلاع.

ü هذا ما لزم للإفادةوالتفضل بالاطلاع وإجراء اللازم .

11-التوقيع:

الخطاب غير الموقع لا يأخذ الصفة الرسمية ، ولاتقوم لها قائمة والركن الخاص بالتوقيع يكون بعد فقرة التحية الختامية في الجانبالأيسر من الخطاب ويكون ذلك بكتابة وظيفة الموقعة ثم يترك فراغ ويكتب اسم الموقعة.على أن يكون التوقيع بين الوظيفة والاسم بالحبر وبخط اليد. ويمكن توضيح مستوياتالتوقيع على النحو التالي.

12-التركين :

التركين هوعبارة عن توقيع الكاتبة في أسفل الخطاب في الجهة اليمنى منها وهو يعني مسئوليةصاحبة التركين عن ما ورد في الخطاب .

كلمة صوره لاتوضع إلا في صوره الخطاب فيوضع فيها الصور.





بسم الله الرحمن الرحيم






أعدته الأستاذة:















































دعووووواتكم