نكمل ياعزيزاتي بقية دروس الإتيكيت....:27:
إتيكيت وسائل الاتصال الإلكترونية
توافر كافة وسائل الاتصال الإلكترونية قد تكون شبه ملحة فى المنزل.. وإن لم تكن بالفعل قد توفرت الآن من تليفون خلوي.. فاكس.. بريد إالكتروني..
أما في العمل فهي ضرورية وغاية في الأهمية والقلق في نفس الوقت. وهناك قواعد فعالة لاستخدام هذه الوسائل المزعجة.
- ميكروفون التليفون:
متى تستخدمه بدلاً من رفع السماعة بيديك؟ ستكون الإجابة المنطقية عند انشغالك بشئ من كتابة رسائل أو إعداد ملفات سواء لها علاقة بهذه المكالمة أم لا وذلك بعد الاستئذان من الذي تتحدث معه. وإذا كانت يداك دائمة الانشغال عليك باستخدام سماعة الرأس.. وبذلك ستتجنب تصنت الغير على مكالماتك!!.
- التليفون المحمول (الخلوي):
هو أداة هامة للغاية لكن الكثير منا يسئ استخدامه. والغرض الأساسي منه الاستعانة به في الأماكن التي لا توجد بها وسائل الاتصال لأغراض العمل الهامة وليس للتسلية كما يعتقد البعض.
- تليفون السيارة:
حلاً مثالياً إذا كنت تقضي معظم الوقت خارج المكتب متنقلاً بالسيارة – لكن احذر استخدامه بكثرة أثناء القيادة لتجنب الحوادث أو عند دخول نفق تحت الأرض.
- البريد الإلكتروني:
وسيلة سريعة جداً وغير رسمية كأنك تتحدث مع شخص وجهاً لوجه. لكن لابد من الالتزام بالرسمية عند استخدامه، فعندما تبعث رسالة إلى مديرك وأنت معتاد على مناداته بلقبه فلا تغيره في الرسالة باستخدام الاسم الأول مثلاً. لا تستخدم النكات أو علامات الترقيم التي ليست لها أية ضرورة أو تلك الجمل الضاحكة بين قوسين.
لا تكتب الرسالة إذا كانت باللغة الإنجليزية بالحروف الاستهلالية الكبيرة.
- الفاكس:
إرسال الفاكس يكون للضرورة القصوى فلا تضيع وقتك غيرك أو تشغل خطه التليفوني إلا في الأمور الهامة والفاصلة.
لا تحاول مطلقاً إرسال السيرة الذاتية الخاصة بك عن طريق الفاكس إلا إذا طلب منك ذلك. لابد وأن يحتوي على صفحة استهلالية توضح فيها عدد الصفحات التي ترسلها والتاريخ ولمن ترسله والجهة الراسلة ورقم تليفونك والفاكس لتفادي حدوث أية مشاكل أو أعطال في الاستقبال.
إتيكيت وسائل الاتصال الإلكترونية
توافر كافة وسائل الاتصال الإلكترونية قد تكون شبه ملحة فى المنزل.. وإن لم تكن بالفعل قد توفرت الآن من تليفون خلوي.. فاكس.. بريد إالكتروني..
أما في العمل فهي ضرورية وغاية في الأهمية والقلق في نفس الوقت. وهناك قواعد فعالة لاستخدام هذه الوسائل المزعجة.
- ميكروفون التليفون:
متى تستخدمه بدلاً من رفع السماعة بيديك؟ ستكون الإجابة المنطقية عند انشغالك بشئ من كتابة رسائل أو إعداد ملفات سواء لها علاقة بهذه المكالمة أم لا وذلك بعد الاستئذان من الذي تتحدث معه. وإذا كانت يداك دائمة الانشغال عليك باستخدام سماعة الرأس.. وبذلك ستتجنب تصنت الغير على مكالماتك!!.
- التليفون المحمول (الخلوي):
هو أداة هامة للغاية لكن الكثير منا يسئ استخدامه. والغرض الأساسي منه الاستعانة به في الأماكن التي لا توجد بها وسائل الاتصال لأغراض العمل الهامة وليس للتسلية كما يعتقد البعض.
- تليفون السيارة:
حلاً مثالياً إذا كنت تقضي معظم الوقت خارج المكتب متنقلاً بالسيارة – لكن احذر استخدامه بكثرة أثناء القيادة لتجنب الحوادث أو عند دخول نفق تحت الأرض.
- البريد الإلكتروني:
وسيلة سريعة جداً وغير رسمية كأنك تتحدث مع شخص وجهاً لوجه. لكن لابد من الالتزام بالرسمية عند استخدامه، فعندما تبعث رسالة إلى مديرك وأنت معتاد على مناداته بلقبه فلا تغيره في الرسالة باستخدام الاسم الأول مثلاً. لا تستخدم النكات أو علامات الترقيم التي ليست لها أية ضرورة أو تلك الجمل الضاحكة بين قوسين.
لا تكتب الرسالة إذا كانت باللغة الإنجليزية بالحروف الاستهلالية الكبيرة.
- الفاكس:
إرسال الفاكس يكون للضرورة القصوى فلا تضيع وقتك غيرك أو تشغل خطه التليفوني إلا في الأمور الهامة والفاصلة.
لا تحاول مطلقاً إرسال السيرة الذاتية الخاصة بك عن طريق الفاكس إلا إذا طلب منك ذلك. لابد وأن يحتوي على صفحة استهلالية توضح فيها عدد الصفحات التي ترسلها والتاريخ ولمن ترسله والجهة الراسلة ورقم تليفونك والفاكس لتفادي حدوث أية مشاكل أو أعطال في الاستقبال.
الصفحة الأخيرة
1- أرقام التليفونات الخاطئة:
- قد يطلبك شخص في التليفون بطريق الخطأ أو بغرض ما آخر ... لا تعطيه رقم تليفونك إذا كنت أنت المستقبل، وما تفعله هو إخباره فقط بأن الرقم خاطيء ويتم ذلك بتأدب بالغ.
- أما إذا كنت أنت المتحدث وأدرت قرص التليفون بالأرقام الخاطئة فلا تسأل "ما هو رقم تليفونك" لكن بدلاً من ذلك أكد الرقم الذي طلبته "هل هذا رقم "........" ؟ مع تقديم الاعتذار، ومعاودة طلب الرقم مرة أخرى بشكل أكثر دقة.
2- المعاكسات التليفونية:
- وعن المعاكسات، عليك بإنهاء المكالمة علي الفور بإعادة السماعة إلي موضعها ولا تعطي إيماءة للشخص الطالب بأنك سمعت كلماته فعليك بالسكوت وعدم الإجابة، وإن حدث عكس ذلك وقمت بالرد فعلاً كأمر طبيعي عند تلقيك مكالمة تليفونية فتأكد أنه سيعاود الاتصال بك مرة أخرى وعندها اترك السماعة قليلاً بدون أن تضعها علي الهاتف.
- وإذا تكررت هذه المسألة عليك بإخبار الهيئة المختصة بالتليفونات وسيتتبعون الرقم الذي يسبب لك الإزعاج، أو إحضار الجهاز الذي يوضح الرقم الطالب. أما الحل الأكثر فاعلية هو تشغيل صفارة الإنذار للشرطة .. وسيسقطك من قائمة ضحاياه!!
3- محادثات العمل والمنزل:
- تختلف المحادثات التليفونية الخاصة بالعمل عن تلك في المجالات الاجتماعية الأخرى (المنزل) في أوجه عديدة:
- الرد علي المكالمة:
- العمل: يقوم السكرتير بالرد ثم يذكر اسم المدير أو صاحب العمل "شركة أو مكتب السيد/ ... " هل أستطيع تقديم أي مساعدة؟
- المنزل: تقوم أنت بنفسك بالرد علي التليفون وتعرف نفسك مباشرة.
- الأسئلة التي توجه للطالب:
- العمل: من حق السكرتير أو المساعد أن يسأل السؤال التالي بصيغة تأدبية " بخصوص ماذا تريد التحدث مع السيد/ ..."، أو "هل يعرف السيد/ ... الموضوع".
- المنزل: من حق الشخص المتلقي للمحادثة أن يسأل عن هوية الطالب ما لم يقدم نفسه في البداية وبالتأكيد من خلال صيغة تأدبية.
- مدة المكالمة:
- العمل: لا يجوز علي الإطلاق إجراء محادثات تليفونية طويلة أو خارج نطاق العمل أو لشيء يتعلق بأمر تافه.
- المنزل: من غير المسموح أيضاً إجراء محادثات تليفونية طويلة في المنزل وإن كان مسموحاً لبعض الأغراض أكثر من العمل، مسموح بالمكالمات الشخصية بالطبع.
4- المكالمة التليفونية أثناء الزيارة:
- إذا كنت زائراً لأحد الأصدقاء وتلقي مكالمة تليفونية أثناء زيارتك له هل ينهيها علي الفور أم يستمر فيها؟ هذا يعتمد علي نوع المكالمة:
- فإذا كانت مكالمة محلية عليه بالاعتذار بأنه مشغول وأنه سيعاود الاتصال بالطالب بعد انتهاء الزيارة، ولا يصح أن يتركك لفترة طويلة حتى وإن كانت 15 دقيقة (ربع ساعة).
- أما إذا كانت مكالمة خارجية يمكن التماس العذر للمضيف بأن يستكمل الحديث مع الشخص الطالب ... ولا يعني ذلك الإساءة لك بتركك لبضع دقائق.
5- خاصية الانتظار:
- خاصية الانتظار من المشاكل التي تؤرق الكثير منا لأنه لا يمكن تفادي تلقي مكالمتين في آن واحد، فإذا كان معك شخص علي الخط وسمعت رنين علي الخط الآخر عليك بالاستئذان من الأول والإجابة علي الثاني بالاعتذار له بأنك ستطلبه لاحقاً والعودة علي الفور إلي المتحدث الأول.
- أما إذا كنت تنتظر مكالمة هامة بالفعل وتلقيت أثناء الانتظار مكالمات أخرى يمكنك قول ذلك " .. أنا أنتظر مكالمة هامة لذا عليك بالتماس العذر إذا تلقيتها بدون الرجوع مرة أخرى إليك أثناء الحديث"، وهذا يعتمد علي مدى تقبل الشخص لهذا العذر إما أن ينهي المكالمة علي الفور ثم يتصل بك في وقت لاحق أو أن يطلب منك الاتصال به عندما يكون ذلك ملائماً لظروفك.