إتيكيت المكتب
* إتيكيت العمل:
إتيكيت المكتب .. هو إتيكيت العمل، لكن المقصود به هذه المرة الحجرة التي يجلس فيها الموظف ويستقبل فيها عملائه.. إذن ما هي القواعد المتبعة داخل الأربعة جدران هذه؟
1- التحية عند الدخول:
- ليس من اللياقة فى شىء تجاهل الأشخاص عند دخول المكتب عليك لأول مرة وعدم تحيتهم مهما كان منصبك ساعي بريد أو رئيس.
- بالنسبة لرئيسة العمل ومديرة المكتب أو السكرتيرة .. فمن الخطأ عليها الانتظار عند مجئ رئيستها وطلب أول مهمة تكلفها بها.. لكن المبادرة بإلقاء التحية واجبة بعد دخوله المكتب بفترة وجيزة من الزمن يلتقط فيها أنفاسه.
2- السلوك في مكاتب الآخرين:
لا يختلف الأمر كثيراً هنا عن علاقة المضيفة/المضيف بزائريها أو زائريه في أي مكان بما فيها الاستقبال في المنزل. فعندما تلجأ لشخص فأنت الضيف وهو المضيف.. وإذا استدعيت شخص لمكتبك فأنت المضيف وهو الضيف أي أن هناك تبادل للأدوار بشكل دوري.
3- واجبات الضيف:
- الالتزام والاستئذان قبل الذهاب لمكتب الآخرين.
- عدم التصرف بشكل يضايق المضيف وكأنك في مكتبك أنت.
- عدم نثر الأوراق على مكتبه أو وضع الحقيبة.
- عدم الإطالة في وقت الزيارة، واترك للمضيف تحديد المدة لأنه إذا كان مهتم بما تقوله سيشعرك بذلك.
4- واجبات المضيف:
- الترحاب بالزائر وتوفير الراحة له.
- إذا كنت مشغولاً فيمكنك الاستعانة بزميل/زميلة في حالة عدم وجود مديرة للمكتب لاستقباله. وعند دخوله للمكتب القيام على الفور والخروج لاستقباله والمصافحة بالأيدي.
- توجيهه بالإشارة لمكان الجلوس.
- عند خروج الزائر من مكتبك لا تتركه يذهب بمفرده وعليك بمصاحبته حتى باب المصعد أو السلالم .. ليس فقط من أجل الالتزام بقواعد الإتيكيت وإنما من أجل ضمان الأمان له.
:26: :26: :26: :42:
إتيكيت المراسلات في العمل
* إتيكيت المراسلات فى العمل:
دروس الإتيكيت لا تنتهي فجميع تصرفاتنا في الحياة تخضع لفن المجاملة وقواعده. وتتجلى بوضوح هذه القواعد في مجال العمل والتى يطلق عليها "إتيكيت العمل"، وتتعدد المجالات التي تطبق فيها عند:
- إجراء المكالمات التليفونية.
- استخدام الفاكس.
- الإنابة فى الاجتماعات.
- القيام والجلوس عند تقديم شخص لآخر.
- وحتى فى حالة عدم التعاون ... !!!
*ماذا عن المراسلات التي تلعب دوراً حيوياً في إنجاز الأعمال؟
* إتيكيت المراسلات فى العمل:
- رسائل الشكر – مطلوبة حتى وإن كانت بخط اليد فلا يشترط كتابتها على الآلة الكاتبة أو الحاسب الآلي. لا تكثر من هذه الرسائل ولا تطيل فيها أو تبالغ عند التعبير بكلمات الشكر, فالمهم أن تكون قصيرة ولا تحتوي على النفاق بحيث تؤدي الغرض المطلوب منها.
- خطابات العمل – تتطلب مهارة وحرفية في كتابتها وذكر الغرض من إرسالها بدون "اللف والدوران", فخطابات العمل مثل المكالمات التليفونية التي تضيع الوقت للشخص الذي يقرأها مثل: تقديم التحية المبالغ فيها أو سرد الأحداث التي تمت من قبل, لكن في نفس الوقت لابد من الإشارة للشئ الذي ذكره الشخص من قبل أو فعله بشئ من الإيجاز.
- من العبارات التي تدعو للمضايقة تلك التي تكتب في نهاية الخطابات لمزيد من التفاصيل التي يحتاجها الفرد:
- صيغة المضايقة:" إذا كانت لديك أية استفسارات, من فضلك لا تشعر بحرج للاتصال بنا وسيكون من دواعي سرورنا الرد عليها".
- الصيغة البسيطة المطلوبة: "من فضلك الاتصال بنا إذا كانت هناك أية استفسارات أو عند الحاجة لأية معلومات إضافية".
- استخدام الأسماء في بداية المراسلات والتوقيع .. هل يكفي كتابة الاسم الأول من الشخص الموجه له الخطاب .. وماذا عن التوقيع باسمك كاملاً أم يكتفي بذكر الاسم الأول منه؟
هناك قاعدة تتبع بهذا الخصوص إذا استخدمت الاسم الأول من الشخص الموجه له الخطاب يكتفي بالإمضاء بالاسم الأول أيضاً منك عند التوقيع. أما إذا انتابك القلق عما إذا كان سيتعرف عليك أم لا لأنك لم تكن محدداً بالقدر الكافي في رسالتك لهويتك أو لعدم معرفة الشخص بك جيداً يفضل التوقيع ثم كتابة الاسم كاملاً.
- الورق الرسمي الخاص بالشركة يستخدم لأغراض العمل فقط ... وليس لأغراض شخصية لأنه قد يعرض الشخص للمساءلة القانونية.
ولنا عودة عزيزاتي....:02:
:26:
* إتيكيت المراسلات فى العمل:
دروس الإتيكيت لا تنتهي فجميع تصرفاتنا في الحياة تخضع لفن المجاملة وقواعده. وتتجلى بوضوح هذه القواعد في مجال العمل والتى يطلق عليها "إتيكيت العمل"، وتتعدد المجالات التي تطبق فيها عند:
- إجراء المكالمات التليفونية.
- استخدام الفاكس.
- الإنابة فى الاجتماعات.
- القيام والجلوس عند تقديم شخص لآخر.
- وحتى فى حالة عدم التعاون ... !!!
*ماذا عن المراسلات التي تلعب دوراً حيوياً في إنجاز الأعمال؟
* إتيكيت المراسلات فى العمل:
- رسائل الشكر – مطلوبة حتى وإن كانت بخط اليد فلا يشترط كتابتها على الآلة الكاتبة أو الحاسب الآلي. لا تكثر من هذه الرسائل ولا تطيل فيها أو تبالغ عند التعبير بكلمات الشكر, فالمهم أن تكون قصيرة ولا تحتوي على النفاق بحيث تؤدي الغرض المطلوب منها.
- خطابات العمل – تتطلب مهارة وحرفية في كتابتها وذكر الغرض من إرسالها بدون "اللف والدوران", فخطابات العمل مثل المكالمات التليفونية التي تضيع الوقت للشخص الذي يقرأها مثل: تقديم التحية المبالغ فيها أو سرد الأحداث التي تمت من قبل, لكن في نفس الوقت لابد من الإشارة للشئ الذي ذكره الشخص من قبل أو فعله بشئ من الإيجاز.
- من العبارات التي تدعو للمضايقة تلك التي تكتب في نهاية الخطابات لمزيد من التفاصيل التي يحتاجها الفرد:
- صيغة المضايقة:" إذا كانت لديك أية استفسارات, من فضلك لا تشعر بحرج للاتصال بنا وسيكون من دواعي سرورنا الرد عليها".
- الصيغة البسيطة المطلوبة: "من فضلك الاتصال بنا إذا كانت هناك أية استفسارات أو عند الحاجة لأية معلومات إضافية".
- استخدام الأسماء في بداية المراسلات والتوقيع .. هل يكفي كتابة الاسم الأول من الشخص الموجه له الخطاب .. وماذا عن التوقيع باسمك كاملاً أم يكتفي بذكر الاسم الأول منه؟
هناك قاعدة تتبع بهذا الخصوص إذا استخدمت الاسم الأول من الشخص الموجه له الخطاب يكتفي بالإمضاء بالاسم الأول أيضاً منك عند التوقيع. أما إذا انتابك القلق عما إذا كان سيتعرف عليك أم لا لأنك لم تكن محدداً بالقدر الكافي في رسالتك لهويتك أو لعدم معرفة الشخص بك جيداً يفضل التوقيع ثم كتابة الاسم كاملاً.
- الورق الرسمي الخاص بالشركة يستخدم لأغراض العمل فقط ... وليس لأغراض شخصية لأنه قد يعرض الشخص للمساءلة القانونية.
ولنا عودة عزيزاتي....:02:
:26:
نكمل بقية دروس الإتيكيت....
* إتيكيت الاستجمام:
أجل هناك إتيكيت للأماكن التي ترتاد عليها بغرض الاستجمام والاسترخاء سواء أكانت صالة ألعاب رياضية للمساج والتدليك أو منتجعات صحية للاستشفاء. وهذه من أنسب المواقف لاتباع قواعد الإتيكيت فيها.
* إتيكيت الاستجمام:
1-غلق التليفون المحمول، لأن المكان الذي تحاول الاستجمام فيه هو بمثابة واحة للسلام والهدوء النفسي.
2-مراعاة الآخرين، حاول أن تكون مراعٍ للآخرين بقدر الإمكان, ألا ترفع صوتك عند الحديث مع شخص آخر. اترك الفرصة لغيرك لكي يتأمل ويسترخي ويحقق نوع من السلام العقلي والفكري.
3-المحافظة على المواعيد، إذا كانت هناك مواعيد مسبقة بالاتفاق، عليك الالتزام بها. والاستفادة القصوى بالوقت هو الشيء المطلوب فزيارتك تبدأ قبل 15 دقيقة من الميعاد المحدد حتى تستطيع تبديل ملابسك ثم الاسترخاء ومعرفة ما ستقوم بعمله( جدول أعمالك).
4- الأطعمة، لا تحاول إحضار أي نوع من أنواع الأطعمة، لأن المكان الذي ستذهب إليه سيقدم لك بالطبع بعض الوجبات الخفيفة أو المشروبات إذا لم تكن هناك هذه الخدمة فالشىء المسموح به هو إحضار بعضاً من أنواع الفاكهة الطازجة.
5-الأطفال، مثلها في ذلك مثل الأطعمة، والفارق الوحيد أنه لا يوجد أي نوع من أنواع الاستثناء معهم ألا وهو الجلوس بجانبهم في المنزل!!.
6- الملابس، ارتداء الملابس والأحذية المريحة لك مهما كان نوعها، المهم الراحة وليست الأناقة.
:26: :26:
* إتيكيت الاستجمام:
أجل هناك إتيكيت للأماكن التي ترتاد عليها بغرض الاستجمام والاسترخاء سواء أكانت صالة ألعاب رياضية للمساج والتدليك أو منتجعات صحية للاستشفاء. وهذه من أنسب المواقف لاتباع قواعد الإتيكيت فيها.
* إتيكيت الاستجمام:
1-غلق التليفون المحمول، لأن المكان الذي تحاول الاستجمام فيه هو بمثابة واحة للسلام والهدوء النفسي.
2-مراعاة الآخرين، حاول أن تكون مراعٍ للآخرين بقدر الإمكان, ألا ترفع صوتك عند الحديث مع شخص آخر. اترك الفرصة لغيرك لكي يتأمل ويسترخي ويحقق نوع من السلام العقلي والفكري.
3-المحافظة على المواعيد، إذا كانت هناك مواعيد مسبقة بالاتفاق، عليك الالتزام بها. والاستفادة القصوى بالوقت هو الشيء المطلوب فزيارتك تبدأ قبل 15 دقيقة من الميعاد المحدد حتى تستطيع تبديل ملابسك ثم الاسترخاء ومعرفة ما ستقوم بعمله( جدول أعمالك).
4- الأطعمة، لا تحاول إحضار أي نوع من أنواع الأطعمة، لأن المكان الذي ستذهب إليه سيقدم لك بالطبع بعض الوجبات الخفيفة أو المشروبات إذا لم تكن هناك هذه الخدمة فالشىء المسموح به هو إحضار بعضاً من أنواع الفاكهة الطازجة.
5-الأطفال، مثلها في ذلك مثل الأطعمة، والفارق الوحيد أنه لا يوجد أي نوع من أنواع الاستثناء معهم ألا وهو الجلوس بجانبهم في المنزل!!.
6- الملابس، ارتداء الملابس والأحذية المريحة لك مهما كان نوعها، المهم الراحة وليست الأناقة.
:26: :26:
إتيكيت فوطــة المـــائدة
* إتيكيت فوطــة المـــائدة
- الفوطة هي إحدى أدوات المائدة وهذا يعنى أنه لا بد من وجود قواعد للذوق تحكم استخدامها مثل باقي الأدوات الأخرى وإن كانت تختلف في طبيعة استخدامها ووظيفتها إلا أنها تقوم بدورها منذ بداية الوجبة حتى نهايتها.
* كيف تستخدم فوطة المائدة؟
1- متى وكيف يتم وضعها عند بداية تناول الطعام؟
- في الدعوات غير الرسمية، بمجرد أن تجلس على المائدة توضع الفوطة على الفخذين (الحجر).
- في الدعوات الرسمية، عليك بالانتظار حتى تضع المضيفة الفوطة أولاً ثم يعقبها الضيوف.
(و تفرد طياتها حسب احتياج كل شخص).
- لا يتم وضع الفوطة على:
- ياقة القميص.
- الحزام.
- بين أزرار القميص.
2- طريقة الاستخدام:
- بعد الانتهاء من تناول الطعام ولتنظيف الشفاه من بقاياه يتم الربت عليها(الشفاه) بخفة ولا يتم مسحها بعنف كما يحدث من غالبية الأشخاص.
3- متى وكيف يتم وضعها عند الانتهاء من تناول الطعام؟
- من الممكن أن تترك الفوطة بعد الانتهاء كلية من تناول الطعام أو أثناء التناول وفي كلا الحالتين يتم اتباع الآتي:
- توضع الفوطة إلى اليسار منك (يسار الطبق).
- وفي حالة رفع الأطباق من على المائدة، توضع الفوطة في المنتصف أمام مكان جلوسك.
- لا ترميها على المائدة أو تحاول إعادة طيها مرة أخرى لكن أتركها بشكل غير منتظم حتى لا يتبعثر ما بداخلها من بقايا للأطعمة.
- الدعوات الرسمية، تضع المضيفة الفوطة أولاً على المائدة إيماءة منها أن الوجبة انتهى تناولها ثم يضع بعدها الضيوف الفوط على المائدة أيضاً وليس قبلها.
* إتيكيت فوطــة المـــائدة
- الفوطة هي إحدى أدوات المائدة وهذا يعنى أنه لا بد من وجود قواعد للذوق تحكم استخدامها مثل باقي الأدوات الأخرى وإن كانت تختلف في طبيعة استخدامها ووظيفتها إلا أنها تقوم بدورها منذ بداية الوجبة حتى نهايتها.
* كيف تستخدم فوطة المائدة؟
1- متى وكيف يتم وضعها عند بداية تناول الطعام؟
- في الدعوات غير الرسمية، بمجرد أن تجلس على المائدة توضع الفوطة على الفخذين (الحجر).
- في الدعوات الرسمية، عليك بالانتظار حتى تضع المضيفة الفوطة أولاً ثم يعقبها الضيوف.
(و تفرد طياتها حسب احتياج كل شخص).
- لا يتم وضع الفوطة على:
- ياقة القميص.
- الحزام.
- بين أزرار القميص.
2- طريقة الاستخدام:
- بعد الانتهاء من تناول الطعام ولتنظيف الشفاه من بقاياه يتم الربت عليها(الشفاه) بخفة ولا يتم مسحها بعنف كما يحدث من غالبية الأشخاص.
3- متى وكيف يتم وضعها عند الانتهاء من تناول الطعام؟
- من الممكن أن تترك الفوطة بعد الانتهاء كلية من تناول الطعام أو أثناء التناول وفي كلا الحالتين يتم اتباع الآتي:
- توضع الفوطة إلى اليسار منك (يسار الطبق).
- وفي حالة رفع الأطباق من على المائدة، توضع الفوطة في المنتصف أمام مكان جلوسك.
- لا ترميها على المائدة أو تحاول إعادة طيها مرة أخرى لكن أتركها بشكل غير منتظم حتى لا يتبعثر ما بداخلها من بقايا للأطعمة.
- الدعوات الرسمية، تضع المضيفة الفوطة أولاً على المائدة إيماءة منها أن الوجبة انتهى تناولها ثم يضع بعدها الضيوف الفوط على المائدة أيضاً وليس قبلها.
الصفحة الأخيرة
* إتيكيت الإنترنت:
1- الرد على الرسائل:
الرسائل المهمة أو الحقيقية سواء من أجل أعمال هامة أو لإرسال التحية لصديق ... من قواعد الإتيكيت الرد عليها وعدم إهمالها.
2- ما هي القصة؟
أو ما هو الموضوع؟ لا تترك القارئ في حيرة, فمستخدم الإنترنت يحتاج إلى العناوين الصريحة المباشرة لتوفير الوقت ولتنبيه القارئ إلى مضمون الرسالة للحصول على الرد السريع.
3- الإعلان عن العنواين البريدية:
عندما ترسل بريداً إلكترونياً لمجموعة من الأصدقاء فأنت تستخدم قائمة العنوا ين المسجلة عندك لاختصار الوقت, و قد ترسل الرسالة إلى أشخاص لا يرغبون فيها أو لا يرغبون في معرفة الآخرين بعناوينهم ... فعليك مراعاة ذلك و بذل بعض المجهود!.
4-مراجعة الأخطاء اللغوية:
كل واحد منا معرض للأخطاء اللغوية في كتاباته, لتفادى ذلك عليك بقراءة الرسالة مرة أخرى بعد الانتهاء منها لضمان تجنب مثل هذه الأخطاء.
5- نوعية الرسائل:
الالتزام مطلوب في أي و في كل شئ, فإرسال الرسائل الإباحية شيئاً غير محموداً على الإطلاق!.
6-اختيار المواقع:
تتنوع المواقع و صفحاتها على الإنترنت, و معظم المواقع عندما تقوم بزيارتها ترسل نشرات إخبارية لعملائها, قد تزعجك وتملأ صندوق بريدك .. فعليك بالاختيار الصحيح لها.
7-الخصوصية:
البريد الإليكتروني الخاص بك هو لخصوصياتك, أما بريد العمل فللعمل.
8- تغيير عنوان البريد الإليكتروني:
إرسال العنوان الجديد لكافة العملاء والأصدقاء, والتأكد من عدم وجود أية رسائل مهمة على العنوان القديم.
:27: